Associação do Notários e Registradores do Rio de Janeiro

Gestão da Qualidade

ANOREG/RJ

Planejamento Estratégico

Conformidade Legal

  • Verificação permanente do atendimento à legislação e adoção, quando necessário, de medidas destinadas à pronta correção de eventuais não-conformidades;
  • Acompanhamento das mudanças que venham a ocorrer na legislação relacionadas a todos os tópicos da área notarial e de registro;
  • Atendimento aos preceitos legais e regulamentares durante todo o ciclo de vida das instalações e operações da ANOREG/RJ, bem como verificação de seu cumprimento por parte de contratados, fornecedores e parceiros;
  •  Manutenção de uma política de cordialidade e colaboração com os órgãos competentes.

Avaliação e Gestão de Riscos

  •  Implementação de mecanismos que permitam, de forma sistemática, identificar e avaliar a frequência e as consequências de eventos indesejáveis, visando sua prevenção e/ou máxima redução de seus efeitos;
  •  Implementação de mecanismo para priorização de riscos identificados, bom como a documentação, comunicação e acompanhamento das medidas adotadas para controlá-los;
  •  Incorporação de processos de avaliação de risco a todas as fases dos “empreendimentos”e “produtos”, incluindo os relacionados à proteção dos usuários e recursos humanos;
  •  Realização de avaliações de “risco” periódicas ou à medida que se identifiquem mudanças nos processos e procedimentos adotados tanto pela Instituição como pelos Cartórios;
  •  Implementação de gestão de riscos de acordo com sua natureza e magnitude, nos diversos níveis administrativos.
 

Novas Iniciativas

  • Adoção de práticas e tecnologias que assegurem às novas ações padrões de excelência ao longo de todo seu ciclo de vida, desde sua concepção, projeto, construção, e pré-operação até eventual desativação;
  • Implementação de mecanismos que assegurem a conformidade das novas iniciativas, em todos os âmbitos, com as especificações de seus projetos e recomendações das avaliações necessárias;
  • Análise, aprovação e documentação de eventuais mudanças nos projetos originais e verificação de suas implicações nas diversas áreas envolvidas;
  • Consideração, em cada nova iniciativa, dos impactos sociais, econômicos, ambientais decorrentes da sua implantação;
  •  Incentivo à implantação de projetos que incorporem o conceito de sustentabilidade, utilização de processos limpos e otimização no uso de insumos.

Operação e Manutenção

  • Adoção de práticas operacionais seguras, que preservam a saúde dos usuários, funcionários e demais colaboradores e reduzam, ao máximo, a possibilidade de incidentes ( PRÁTICAS ADOTADAS DURANTE A PANDEMIA DE COVID-19) tanto na ANOREG/RJ quanto nos Cartórios;
  • Verificação e atualização sistemática de todos os procedimentos operacionais, observadas as recomendações da ANOREG/RJ;
  • Implementação de mecanismos que permitam, com a máxima rapidez, a identificação, caracterização e correção dos casos de não-conformidade com os procedimentos pré-estabelecidos;
  • Execução das atividades de inspeção e manutenção da NORMA SG1-001-2021, de modo a manter todos os requisitos; 
  • Execução de programas específicos de inspeção, teste e manutenção associados a sistemas de segurança, integridade administrativa e proteção das instalações, de modo a assegurar a confiabilidade;
  • Identificação, análise e monitoramento de impactos causados pelas atividades da ANOREG/RJ assim como pelos Cartórios ao meio-ambiente buscando a contínua redução de seus efeitos;
  • Implementação de mecanismos que preservem a saúde dos funcionários e colaboradores, buscando assegurar-lhes, sempre que necessário, diagnóstico precoce, atendimento imediato e reabilitação;

Gestão de Mudanças

  • Implementação de mecanismo que permitam avaliar e controlar riscos, em todos os âmbitos e cenários, inerentes a mudanças, desde a fase de planejamento até a sua efetiva incorporação ao processo;
  • Formalização dos processos de mudança por meio de descrição, avaliação, e documentação, bem como de sua necessária divulgação;
  • Garantia de que as mudanças atendam às exigências legais e aos procedimentos estabelecidos, bem como preservem a integridade de usuários, funcionários, instalações e, principalmente a continuidade das operações;
  • Identificação de novas necessidades eventualmente decorrentes de mudanças, como capacidade laboral, intensificação de treinamentos e revisão de procedimentos e planos de contingência.

Bens e Serviços

  •  Garantia de que materiais e produtos a serem adquiridos atendam às exigências dos órgãos reguladores;
  • Acompanhamento das empresas contratadas no que se refere ao seu desempenho tomando as medidas necessárias para a correção de eventuais não-conformidades;
  • Implementação de medidas visando estimular a adoção, pelas empresas contratadas e parceiro, das melhores práticos em vigor na ANOREG/RJ e nos Cartórios;
  • Integração do desempenho de contratados no conjunto de indicadores das NORMAS E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO da ANOREG/RJ.

Gestão de Informações

  •  Implementação de mecanismos que garantam o registro, atualização, armazenamento e recuperação de informações arquivadas em papel como a digitalização e guarda em ambientes à prova de acidentes;
  • Manutenção de canais permanentes de comunicação com Cartórios, usuários, funcionários e públicos-alvo de modo a mantê-los informados sobre as atividades da ANOREG/RJ;
  •  Observância dos princípios de hierarquia e competência no que se refere à divulgação de informações que possam representar dúvidas ou mesmo riscos para as atividades da Instituição;

Contingência

  • Garantia de que os planos de contingência dos seus Associados sejam sempre avaliados, revisados e atualizados bem como integrados aos planos de contingência da ANOREG/RJ;
  • Desenvolvimento de programas de esclarecimento e treinamento junto aos públicos-alvo (em especial os Cartórios) visando sua incorporação aos respectivos planos de contingência;
  • Adequação dos planos de contingência às variações de risco eventualmente identificadas;
  •  Consideração, nos planos de contingência, dos impactos sociais e econômicos decorrentes de possíveis mudanças no cenário do país;
  • Implementação de mecanismos que assegurem a atualização, divulgação e pronto acesso aos planos de contingência por parte dos grupos de trabalho e demais partes interessadas;

Relacionamento com a comunidade

  • Avaliação dos eventuais impactos que as atividades dos Associados possam causar às comunidades do ponto de vista social e econômico (geração de empregos);
  •  Manutenção de Canais de Comunicação com as comunidades vizinhas, de modo a mantê-las informadas sobre as atividades dos Cartórios como Divórcios Coletivos (em parceria com a Defensoria Pública, realizados na ANOREG/RJ, pelo 17o. Oficio de Notas) e Casamentos Coletivos (realizados por vários cartórios e, especial, o 4o. Registo Civil da Capital do Rio de Janeiro) localizado no Catete;                        
  • Implementação de Programas de Esclarecimento junto às comunidades vizinhas de modo a estimular um relacionamento profícuo com a ANOREG/RJ e os Cartórios;

Gestão da Qualidade

Com o objetivo de implementar meios de melhoria da qualidade no atendimento aos usuários e ainda verificar, in loco, através de auditoria, o projeto de gestão e, consequentemente, o foco na excelência dos serviços, a ANOREG/RJ criou a Norma SGC-001-2021. Esta norma zela pelas peculiaridades de cada Cartório ao mesmo tempo que estimula o uso de tecnologia de ponta (para aqueles que ainda não possuem) e ferramentas de checagem no Atendimento.
 
A norma NBR 15906:2010 foi criada pelo nosso Consultor André Ditz e enquadrada, tecnicamente, pela ABNT. Esta norma sofreu revisão em 2020 e foi publicada em 2021.
 
A norma NCG-001-2021 prioriza sistemas de boas práticas “de gestão corporativa que podem ser adotadas pelos Serviços Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro, seja para fundamentar seus próprios conceitos de administração ou para buscar novas práticas e princípios de gestão e melhoria contínua de seus processos, trazendo-lhes sustentação empresarial a longo prazo”.
 
Comitê de Qualidade ANOREG/RJ que irá fornecer suporte tanto para as Auditorias como para a implantação no novo instrumental nos Cartórios, caso necessário:
 
 
A ANOREG/RJ, ao longo dos anos, investe de forma assídua nas Normas ISO (International Organization for Standardization – Organização Internacional de Normalização) com a meta de desenvolver métodos, normas e práticas. 
 

Clique aqui para baixar o arquivo – SUD Quality

 
Assim como, com a NORMA SGC – Sistema de Gestão Corporativo 001-2021 assume o foco na qualidade da Gestão, considerando as peculiaridades de cada Cartório como cria um Selo de Excelência de Serviços.

Clique aqui para baixar o arquivo – Norma ANOREG-RJ – SGC-001-2021

Diretoria de Qualidade

A Diretoria de Qualidade atua no sentido de identificar questões, de toda ordem referente aos Cartórios, e realizar uma intervenção com o objetivo de, de acordo com o Plano Estratégico solucionar o problema com base nas NORMAS disponibilizadas pela ANOREG/RJ.

Jaime Eduardo Simão – Titular do 3o.Ofício de Justiça de Teresópolis
Atribuições:Notas, Registro de Imóveis. 
 
Eduardo Silva – Titular do 1o.Ofício de Piraí
Atribuições: Protesto, Registro de Imóveis, Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica

Jacques Rubinstajn – Titular do 2o.Ofício de Itaocara
Atribuições: Notas e Registro de Imóveis 

Formação e Educação para a qualidade dos associados

A ANOREG/RJ conta com uma Escola própria (www.enoregrj.com.br – Escola de Notários e Registradores do Estado do Rio de Janeiro) com Cursos para as mais diversas atribuições assim como uma agenda variada, muitos em parceria com a ENNOR – Escola Nacional de Notários e Registradores como o Curso de Formação e Atualização de prepostos, dentre outras atividades.
 
É importante ressaltar a existência de um Banco de Talentos com alunos que Cursaram o Curso de Formação e Atualização e seus currículos disponíveis para os Titulares dos Cartórios(http://enoregrj.com.br/BancodeTalentosANOREGRJ.html)

Participação dos associados no Programa da Qualidade "Cartório Top"

Segundo informações do Sr.Valério Brisot, da Empresa Brisot Consultoria e Treinamento, existem três Cartórios participando do Programa Cartório Top. A ANOREG/BR nos orientou a fazer esta consulta com a própria empresa.

Canal de comunicação externo

A ANOREG/RJ disponibiliza no seu site, como parte da política de transparência da Instituição,o seu e-mail de contato, telefone, endereço assim como os links do Mapa Extrajudicial e da Justiça Aberta no qual estão disponibilizados os Códigos Nacionais das Serventias.

Canal de comunicação interno

Todos os Titulares de Cartórios do Estado do Rio de Janeiro são integrados por um Boletim Eletrônico que é enviado, diariamente, com assuntos de interesse, DETERMINAÇÕES DA CORREGEDORIA,  RESOLUÇÕES E PROVIMENTOS DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA assim como demais órgãos de interesse da categoria.
 
Os funcionários são atualizados das resoluções da Diretoria através de e-mail corporativo.

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  • Endereço: Rua da Ajuda, 35
    Centro Rio de Janeiro RJ CEP: 20040-000
  • Telefone: +55 (21) 3262-1200
  • Email: anoregrj@anoregrj.com.br

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